Lupien ja ilmoitusten tekeminen voi aluksi tuntua haastavalta, varsinkin jos olet järjestämässä tapahtumaa ensimmäistä kertaa. Lupa-asiat ovat kuitenkin yskikertaisempi tehtävä, mitä ensialkuun saattaa tuntua ja jo ensimmäisen tapahtuman jälkeen, työ on jo rutiinia. Koska lupa -ja ilmoituskäytännöt voivat muuttua, muista tarkistaa viimeaikaisin tieto. Mikäli olet järjestämässä isoa tapahtumaa, muista olla lupa-asioiden kassa hyvissä ajoin liikenteessä.

Ennen tapahtuman tarkemman suunnittelun aloittamista on hyvä selvittää ja sopia seuraavat asiat:

• Tapahtumapaikan valinta ja varaaminen
• Sopiminen poliisin ja palolaitoksen kanssa turvallisuuskokouksen järjestämisestä (suurten tai riskialttiiden tapahtumien yhteydessä)

Muistilista luvista ja ilmoituksista ennen tapahtumaa

• Meluilmoitus ympäristönsuojeluviranomaiselle (viimeistään)
• Alkoholin anniskelulupa
• Tupakkatuotteiden vähittäismyyntilupa

21 vuorokautta ennen tapahtumaa

1. Tarkista, että hakijalle asetetut ehdot täyttyvät.
2. Tarkista, millaista hakemusta edellytetään.
3. Täytä kaikki tarvittavat tiedot hakemukseen.
4. Vastaa kysymyksiin, älä viittaa vain liitteisiin.
5. Tee realistinen ja mahdollisimman tarkka budjetti. Kerro myös, mistä muualta rahoitusta on saatu tai ollaan hankkimassa.
6. Muista toimittaa mukaan myös tekijöiden ansioluettelot.
7. Tarkista, että kaikki liitteet ovat mukana.
8. Ole selkeä ja huolellinen.
9. Vastaa ytimekkäästi kysymyksiin mitä, miten, milloin, missä, miksi, kenen kanssa ja kenelle. Älä jaarittele.
10. Toimita hakemus ajallaan oikeaan paikkaan.
11. Tee tarvittavat selvitykset ja loppuraportointi kunnolla ja ajoissa.

Lisätietoa ja linkkejä erilaisista avustusmuodoista:

Keuruun kaupungin avustukset

Pienhanke -avustukset

Tiede- ja tutkimus -tietokanta (kulttuuriavustukset)

Suomen kulttuurirahasto

Opetus- ja kulttuuriministeriön avustukset

Taiteen edistämiskeskus

1. Toimita pelastus- ja turvallisuussuunnitelma:
   • Pelastuslaitokselle 14 vuorokautta ennen tapahtumaa
   • Poliisille viimeistään 5 vuorokautta ennen tapahtumaa
2. Harkitse kuluttajaturvallisuuspalveluiden liittämistä suunnitelmaan tai laadi erillinen turvallisuusasiakirja.
3. Tarkista, sopiiko kiinteistön oma pelastussuunnitelma yleisötapahtumalle. Yleensä se ei sovellu, paitsi jos tapahtuma on kiinteistön normaalin toiminnan osa ja järjestetään pääosin kiinteistön henkilöstön voimin.
4. Jos tapahtuma vaikuttaa liikenteeseen merkittävästi, liitä suunnitelmaan myös liikennesuunnitelma.
5. Suurien tapahtumien suunnittelussa kannattaa ottaa yhteyttä pelastusviranomaisiin jo suunnitteluvaiheessa.
6. Noudata poliisin ja pelastuslaitoksen tapahtumakohtaisia ohjeita, esimerkiksi pelastusajoneuvojen esteettömyyden ja ajoesteiden sijoittelun suhteen.
7. Harkitse yleisötapahtuman luokittelu aktiivisiin tai passiivisiin tilaisuuksiin osallistumisen mukaan.
8. Ymmärrä, että Tukesin kuluttajapalvelut keskittyvät erityisesti aktiivisten yleisötapahtumien turvallisuusvalvontaan.
9. Huomioi passiivisempi yleisö suurissa ja ahtaissa tilaisuuksissa, erityisesti kun yleisömäärä on suuri tai tilat ovat rajoittavat liikkumista.

Tapahtumajärjestäjän vastuut:

1. Vastuu turvallisuudesta: Tapahtumajärjestäjä on vastuussa turvallisuudesta niin pääsymaksullisissa kuin -maksuttomissakin tapahtumissa. Järjestäjän vastuulla on myös pelastus- ja turvallisuussuunnitelman laatiminen. Kuluttajaturvallisuuslain mukaisen turvallisuusasiakirjan laatiminen on aiheellista, jos tapahtumaan on odotettavissa yli 2000 henkilöä yhtäaikaisesti tai muuta vähäistä merkittävää vaaraa osallistumisesta tai liikkumisesta palveluun normaalioloissa.
2. Tarvittavat luvat ja ilmotukset: Useimmat tapahtumat, erityisesti ulkona järjestettävät, tarvitsevat erilaisia lupia tai niistä on ilmoitettava viranomaisille. Tapahtumiin liittyviin lupakäytäntöihin voi tutustua Luvat ja ilmoitukset -osiossa.
3. Tapahtuman aluekartta:

   Kartan tekeminen helpottaa niin tapahtuman suunnittelua kuin turvallisuusasiakirjojen laatimistakin. Karttaan on hyvä merkitä ainakin

   • tapahtuma-alueen rajat
   • lava(t)
   • myyntipisteet
   • ravintolateltat
   • vesipisteet
   • WC:t
   • riittävän leveät (4 m) pelastustiet
   • huoltoreitit
   • opasteiden sijainnit
   • turvalaitteiden sekä pelastushenkilöiden sijainnit, ensiaputeltta ja hälytysajoneuvojen saapumispiste.
4. Myyntipisteet ja kojut: Myyntipisteet tulee sijoittaa siten, että alueella on hyvin tilaa ihmisten liikkua. Myyntipisteiden tulee olla helposti saavutettavissa huoltoreittejä ja pelastusteitä pitkin. Esimerkiksi ruuanlaittopisteessä, jossa käsitellään avotulta, on oltava sammutuspeite ja teholuokaltaan 6 kg käsisammutin. Tapahtuma-alueelle vaaditaan yleensä myös muita sammuttimia. Tavanomainen määrä on esimerkiksi yksi käsisammutin 300 neliömetriä kohti. Sammuttimien määrästä on hyvä keskustella pelastusviranomaisien kanssa.
5. Työntekijöiden ohjeistaminen: On äärimmäisen tärkeää, että jokainen työntekijä on perillä omista tehtävistään ja vastuualueistaan. Lisäksi jokaiselle tapahtumassa työskentelevälle on hyvä jakaa turvallisuusohjeet sekä lista vastuuhenkilöiden puhelinnumeroista.
6. Talkoo- ja vastuuvakuutus: Talkootyöntekijöille hankitaan talkoovakuutus tapaturmien varalle. Vastuuvakuutus kattaa muihin kuin talkoolaisiin kohdistuvat henkilö- ja esinevahingot. Lisätietoja eri vakuutusvaihtoehdoista saat vakuutusyhtiöistä.

Järjestyksenvalvonta

Keurusseudulla on useita järjestöjä, joilta voit ostaa järjestyksenvalvontaa. Päivitämme tänne yhteystietoja, sitä mukaan kun niitä saamme.

Keuruun kisailijoiden suunnistusjaosto
Keuruun kisailijoiden suunnistusjaoston kautta saat järjestysmiesporukoita pieniin ja isompiin tapahtumiin. Järjestyksenvalvontaa on tehty mm. Keuruun markkinoilla ja Entisten nuorten bileissä.

Yhteyshenkilö: Pauli Nokelainen p. 040 706 1344.